DMS – Document Management System

Ottimizza, Organizza e Proteggi i Tuoi Documenti Aziendali

Cos’è il DMS – Document management System?

Un DMS (Document Management System) è un software progettato per gestire e organizzare documenti digitali, migliorando l’accessibilità e la condivisione delle informazioni. Un DMS permette di creare, modificare, archiviare, distribuire e controllare documenti digitali, in modo tale da semplificare e ottimizzare il flusso di lavoro.

Perché usare un DMS?

I vantaggi dell’utilizzo di un Document Management System:

Indicizzazione dei documenti

Assegnazione di etichette, tag o metadati ai documenti in modo che possano essere facilmente ricercati e recuperati.

​Riduci il tempo impiegato nella ricerca di documenti. Invece di sfogliare manualmente intere cartelle, gli utenti possono inserire parole chiave o criteri di ricerca specifici per trovare esattamente ciò di cui hanno bisogno in pochi secondi.

Accesso controllato

Attraverso permessi e autorizzazioni, solo le persone autorizzate hanno accesso a determinate informazioni.

Aumenta la sicurezza dei dati e protegge le informazioni sensibili da accessi non autorizzati. Questo è fondamentale per prevenire fughe di informazioni e garantire la conformità alle normative sulla privacy e sulla protezione dei dati.

Monitoraggio delle modifiche

Ogni volta che un documento viene modificato, il sistema registra chi ha apportato la modifica, quando è stata apportata e quali cambiamenti sono stati effettuati.

Fornisce una cronologia completa delle revisioni, garantendo trasparenza e responsabilità. Questo è particolarmente utile per risolvere dispute, verificare la conformità e garantire la qualità e l’integrità dei documenti.

Gestione del ciclo di vita

Monitoraggio dalla creazione, attraverso le revisioni e le modifiche, fino alla sua eventuale archiviazione, riduce ndoil rischio di errori o inconsistenze nel tempo.

Assicura che i documenti siano gestiti in modo coerente e sistematico durante tutte le fasi della loro esistenza. Ciò aiuta a mantenere l’ordine, a garantire la conformità alle normative e a prevenire la duplicazione o la perdita di informazioni

Perché PRO.FILE?

La nostra Innovazione: il DMS specifico per le aziende manifatturiere. Lo chiamiamo DMStec

Le aziende Manifatturiere necessitano di più di un semplice sistema standard per la gestione dei documenti (software DMS/ECM). DMStec rappresenta una soluzione integrata che combina la gestione documentale aziendale con una gestione avanzata del prodotto in un singolo sistema.

Gestione Centralizzata

Negli studi d’ingegneria meccanica, spesso, diversi dipartimenti lavorano sullo stesso prodotto con dati diversi. Un buon sistema di gestione documentale aiuta a unire e organizzare tutte queste informazioni.

Efficienza Massima

Con tempi sempre più stretti per sviluppare prodotti e servizi, è essenziale avere un sistema che mantenga i documenti aggiornati e completi, facilitando la collaborazione tra sviluppo, produzione e vendite.

Innovazione Avanzata

Per le aziende con prodotti complessi i sistemi di gestione documentale tradizionali non sono sufficienti. Queste aziende hanno bisogno di un sistema avanzato per gestire i documenti tecnici

Integrazione Profonda

Le informazioni sono spesso collegate tra loro. Una modifica in un documento potrebbe influenzarne un altro. DMStec traccia di queste connessioni integrandosi agli altri sistemi aziendali come l’ERP.

Soluzione Specifica

Per le aziende che hanno bisogno di più di un semplice DMS, esiste “DMStec”. Questo sistema è progettato specificamente per gestire e collegare le strutture tecniche dei prodotti.

Fondamenta Digitale

I sistemi DMStec, insieme ad altri strumenti come i sistemi PLM, creano una solida base digitale. Questa base aiuta le aziende a modellare e gestire i loro processi di lavoro in modo efficiente.

Scarica il whitepaper: La gestione documentale (software DMS) in strutture tecniche complesse

La conoscenza delle dipendenze delle informazioni disponibili in azienda è la base per la digitalizzazione dei flussi di lavoro basati sui documenti. Nel nostro Whitepaper imparerete come controllare in sicurezza i vostri documenti tecnici tramite processi di gestione del ciclo di vita dei prodotti e dei documenti.